Hoe maak je een productieproces zo helder en efficiënt mogelijk? Bij EMG krijgt elke klant die gebruikmaakt van ENG en/of postproductie, gratis toegang tot Butlers: een platform waarin de productiestatus te zien is en dat informatie centraal toegankelijk maakt. Het gaat veel onnodig mail, telefoon en appverkeer tegen en zorgt voor een inzichtelijk en snel productieproces.

Product Owner Cafer Poslu legt uit: “De op maat gemaakte software is beschikbaar via butlers.emglive.com, waar gebruikers zich kunnen aanmelden. Vervolgens krijgen zij een interface te zien die is afgestemd op hun specifieke rol. Zo heeft een productieleider bijvoorbeeld toegang tot afspraken, geplande resources en de voortgang van de productie. Daarnaast is het platform ook beschikbaar als app voor zowel Android als iOS.”

Inzage tot alle data

Vijf jaar geleden kaartte Guido van de Walle, toenmalig Business Unit Manager van de postproductieafdeling, het probleem aan dat het werken met verschillende systemen en contactpersonen leidde tot veel vragen van klanten. Dit riep de suggestie op of deze vragen niet op een efficiëntere manier beantwoord konden worden. Bijvoorbeeld door klanten meer inzicht te geven in de processen. Cafer vertelt: “Zo ontstond het idee om data toegankelijk te maken, wat uiteindelijk leidde tot de ontwikkeling van het Butlers-platform door het developmentteam.” Op dat moment bestond er nog geen specifieke managementsoftware voor de media-industrie.

Gebundeld op één platform

“Inzage tot alle data krijg je van ons, dat past bij deze tijd. Om zelf iedere keer ergens data vandaan te halen is best wel complex. Dan heb je contact met de planning, dan weer met het mediacentre, dan moet ENG erbij ingepland worden… Wij bundelden dat allemaal op één platform waarop je alle antwoorden op algemene vragen heel snel kunt terugvinden. Maar ook antwoorden op meer diepgaande vragen als: ‘Is diegene waar ik om gevraagd heb gepland die dag, hoeveel uren heeft diegene gemaakt, van hoeveel storage maak ik nu daadwerkelijk gebruik’. Waar voorheen bij iedere kleine wijziging een pdf moest worden aangepast, bel je nu met de planning die de wijziging doorvoert en binnen no time zie je het terug op Butlers.”

Overzichtelijk dashboard

Gedurende de ontwikkeling zijn ze in het team van Cafer gaan kijken of ze ook andere businessunits aan het platform konden koppelen, waardoor ENG erbij is gekomen. Butlers geeft onder meer inzage in storagegebruik, roosters van editors en cameramensen. Om al die informatie op een eenvoudige manier weer te geven is er een dashboard met onder andere agendanotificaties. “En limietnotificaties. Zo zijn er geen verrassingen meer, je hebt continu inzage.” Niet alleen voor productieleiders is het systeem handig, ook uitvoerende producenten die verantwoordelijk zijn voor meerdere producties hebben er veel baat bij. “Die kunnen per project kijken hoe het ervoor staat en inzoomen of het allemaal nog klopt.”

Specifieke services

Met de populaire modules remote editor en remote production kunnen klanten direct aan de slag na het inloggen op Butlers. Kleinere productiehuizen die niet over alle tools beschikken, kunnen deze via Butlers benutten dankzij de datacenters van EMG. Cafer verduidelijkt: “Diensten zoals transcodering, speech to tekst, framerate-conversie en quality control zijn beschikbaar en kunnen worden afgenomen op basis van een pay per minute model.”

Doorontwikkelen

Cafer sloot zich drieënhalf jaar geleden aan bij het developmentteam als Product Owner. “Mijn rol is zeer divers en verschilt per fase. Een van mijn verantwoordelijkheden is het onderzoeken en doorontwikkelen van het platform, waarbij we stakeholders betrekken zowel aan het begin van een project als tijdens het testen van nieuwe releases. Innovatie staat centraal, en we blijven voortdurend doorontwikkelen. We proberen zoveel mogelijk klantwensen te verwerken in Butlers.” Cafer werkt er met veel enthousiasme aan: “Er gebeurt altijd iets nieuws, en we helpen er zowel interne als externe gebruikers echt mee. Wanneer een klant aangeeft dat Butlers precies biedt wat hij nodig had, geeft me dat enorm veel voldoening!”

Ben je (nog) geen klant of neem je enkel Postproductie of ENG bij ons af? Neem dan contact op met onze salesafdeling voor logingegevens en laat je bedienen door Butlers.

Een televisieprogramma maken is een complex karwei, waaraan vaak tientallen mensen werken vanuit verschillende bedrijven. Om overzicht te houden, ervoor te zorgen dat iedereen op tijd zijn of haar werk kan doen en het proces efficiënt te laten verlopen, heeft EMG een nieuwe digitale oplossing ontwikkeld: het platform EMG Butlers.

Persoonlijke assistenten loodsen je door het tv-proces heen

De eerste contouren van het platform dateren al van 2019, vertelt Guido van de Walle, bij EMG verantwoordelijk voor de postproduction, inclusief development. ‘We noemden het toen Anywhere, want het was bedacht als platform waarop iedereen overal en nergens aan hetzelfde project kon gaan werken. Handig, maar hoe regel je de samenwerking in een remote omgeving en hoe houd je controle over die ingewikkelde processen? Daarvoor is een heel digitaal ecosysteem ontwikkeld.’

Butlers

Bij tv-programma’s zijn allerlei mensen uit diverse organisaties betrokken in uiteenlopende fasen van het project. Een producent bedenkt bijvoorbeeld een format, pitcht dat bij een zenderbaas, en vervolgens wordt er een productieproces in gang gezet, met planning, crew, al of niet op locatie, nabewerking, archivering en ga zo maar door. Dat vraagt veel communicatie en coördinatie. Van de Walle: ‘Het platform is opgebouwd uit de beste deelsystemen voor alle onderdelen van het proces, zoals het maken van een planning. Daar hebben we een schil overheen gelegd, die we zelf hebben ontwikkeld, waardoor het voor de gebruikers één platform is, dat op elk device werkt. De gebruikers zijn mensen die bij ons werken, of van buiten komen. Om ervoor te zorgen dat het systeem gebruiksvriendelijk is en dat er veilig en efficiënt mee kan worden gewerkt, krijgt elke gebruiker een digitale ‘persoonlijke assistent’ in de vorm van een virtuele ‘butler’, gekoppeld aan de rol die de gebruiker speelt in het proces. Er is er dus één voor bijvoorbeeld mediamanagers van onze klanten, een andere voor producers, en weer een andere voor planners enzovoort. Die ‘digitale butler’ zorgt ervoor dat elke gebruiker op tijd de relevante informatie krijgt die hij of zij nodig heeft.’

Butlers wordt op 11 oktober gelanceerd middels een online launch event van 16:00 tot 17:00 uur voor klanten en geïnteresseerden. Tijdens dit online launch event vertellen we alles over deze nieuwe oplossing, geven we demo’s en kun je vragen stellen aan de experts.

Overzichtelijk en efficiënt

Het platform biedt overzichtelijke dashboards, waarop gebruikers makkelijk kunnen zien hoe ver stappen in het tv-proces zijn. Het systeem houdt precies bij wie wat moet doen of heeft gedaan. Moet er een file worden geüpload voor bijvoorbeeld montage of kleurcorrectie, dan wordt de gebruiker die dat moet doen gewaarschuwd, en als de actie is uitgevoerd, krijgt de gebruiker die ermee aan de slag moet ook een seintje. Maar ook de samenstelling van de crew is erop te zien, inclusief indicatie of iemand bijvoorbeeld bijna aan z’n maximumaantal uren zit of al te veel heeft gewerkt, budgettaire informatie en ga zo maar door. Gebruikers kunnen op het platform aan meer dan één project tegelijk werken, het systeem houdt alle informatie overzichtelijk. ‘Het gevolg is dat de workflow efficiënter verloopt’, zegt Van de Walle. ‘Iedereen is met elkaar verbonden en heeft goed zicht op het deel waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Er is één agenda en alles heeft voor iedereen dezelfde aanduiding, waardoor er geen misverstanden ontstaan. Iedereen heeft de correcte data, de communicatie verloopt beter en elke stap in de workflow triggert automatisch de volgende stap.’

‘In control’

Natuurlijk zijn er ook uitdagingen, maar EMG ontwikkelt het platform steeds verder, onder meer op basis van ervaringen en feedback van de gebruikers. ‘De samenwerking op zo’n digitaal platform is minder persoonlijk dan wanneer je met z’n allen bij elkaar zit,’ beseft Van de Walle. ‘Je moet eraan wennen, maar we horen van iedereen die ermee is gaan werken dat ze niet naar de oude situatie terug willen. Een ander mogelijk nadeel is dat het systeem gebruikers zo veel uit handen neemt dat ze zelf minder kennis hebben van delen van het proces. Het systeem gaat als het ware voor jou denken. Daar kunnen we wat aan doen door gebruikers bijvoorbeeld workshops te bieden.’

‘Het platform past bij onze visie: een efficiënte workflow waarbij alle partijen optimaal verbonden, geïnformeerd en ‘in control’ zijn. Daarmee bieden we onze klanten een oplossing om de beste mediaproducties te realiseren, binnen budget en deadlines. We beogen daardoor hun preferred supplier te worden én te blijven.’